Como estruturar uma cerimônia de retrospectiva

A Retrospectiva da Sprint é uma metodologia ágil que tem como objetivo melhorar a comunicação e produtividade do time. Nela, conseguimos identificar pontos a serem melhorados, levantar ações e ter uma visão geral de onde estamos e onde queremos chegar.

A união do time é essencial durante a reunião de retrospectiva, pois todos têm um objetivo em comum. Por isso, é necessário estarmos atentos à cerimônia, todos devem entender sua importância e os motivos para realizarmos.

Esse momento é super importante no Scrum, é utilizado para olhar para o passado e aprender com os problemas que tivemos, para olhar para o presente e entender o que podemos fazer agora, e para olhar para o futuro e entender quais ações devemos tomar para evitar possíveis problemas.

No Scrum, a recomendação é que façamos uma retrospectiva com duração de uma hora a cada Sprint. Assim, conseguimos verificar o que fizemos bem, o que podemos melhorar, o que aprendemos e o que podemos fazer de diferente para próxima Sprint. Dessa forma, tendemos sempre a buscar a melhoria contínua.

Na Jera, em geral, fazemos uma retrospectiva a cada duas semanas, que geralmente duram duas horas e nos adaptamos conforme as necessidades do time.

 Dinâmicas para retrospectiva

A seguir, você pode conferir o passo a passo de como realizamos a cerimônia de Retrospectiva da Sprint, contendo dinâmicas como Icebreaker, Métricas Ágeis, Check In, Team Building, Dinâmica Principal e Filtragem. Não existe receita e nem sempre será necessário seguir todos esses passos, isso vai de acordo com a visão do facilitador.

Icebreaker

 O Icebreaker, ou Quebra-gelo, é utilizado no início de reuniões para avaliar a apreensão do time e fazer com que todos se sintam à vontade através de alguma interação positiva, diminuindo assim, a insegurança.

Existem diversos tipos de Icebreakers que podem ser utilizados. O ideal é entender o momento do time, se estiverem no início do projeto ou com novos membros, traga algo para se conhecerem ou falarem de si. O exemplo a seguir se chama “3 verdades e 1 mentira”:

Método:

  1. Peça para que os integrantes escrevam 4 curiosidade sobre si em um post-it, sendo 3 verdades e 1 mentira;
  2. Peça para que revelem os post-its e peça ao time para votar qual post-it é a mentira.
  3. Após a votação, peça para que o autor revele qual é a mentira;
  4. Faça isso até que todos os integrantes tenham participado.

Timebox: Mínimo de 20 minutos.

  • Explicação da dinâmica e esclarecimento de dúvidas: 3 minutos;
  • Tempo para cadastrarem os 4 post-its: 5 minutos;
  • Votação: 5 minutos;
  • Revelação de qual post-it é a mentira: 2 minutos por participante.

Métricas Ágeis

O próximo passo é atualizar o time sobre como estamos, trazer as métricas e o andamento do projeto faz com que tenhamos insumos para os próximos passos de uma retrospectiva, com as métricas saímos de um momentos de “achismos” e mostramos fatos ao time.

Um alerta ao utilizar métricas é não buscar culpados, mas sim utilizar como um guia para buscar soluções e entender como foram as Sprints anteriores. A seguir, mostraremos algumas das métricas que utilizados:

Lead Time

Essa métrica nos ajuda a observar o momento em que começamos uma tarefa (Sprint Backlog) até o momento em que consideramos como entregue (Done). Assim, conseguimos visualizar o tempo que uma tarefa precisa para ser finalizada.

Throughput

Também chamado de vazão média, o Throughput nos mostra a qualidade de entregas, ou seja, a quantidade de tarefas entregues por semana.

Através dela, conseguimos definir quando a tarefa será entregue e quantas tarefas podem ser entregues naquela semana. A tendência é que o time consiga entregar cada vez mais tarefas.

Um ponto interessante que essa métrica nos traz é a visualização de quantas tarefas entregues são requisitos do projeto, bugs, melhorias ou algo novo que entrou.

Progresso do Projeto

Mais do que entregar tarefas, temos sempre que visualizar se o que estamos fazendo contribui para que possamos cumprir os objetivos. É muito importante que todos do time tenham noção e acesso ao cronograma e progresso do projeto, entender o que já foi realizado e o que está faltando, para gerar entendimento e empatia.

A seguir, temos um gráfico simples que é apresentado em todas as retrôs, mas que todo o time tem acesso mesmo fora da cerimônia, nele temos os objetivos do projeto, o quanto foi entregue (Done) e o quanto ainda precisamos fazer (To Do).

Check In

Essa atividade serve para reunir informações sobre como os membros da equipe estão se sentindo naquele momento ou em relação ao contexto do projeto/reunião. Ou seja, é um momento muito importante, pois trará insumos e direcionamentos para o próximo momento (Retrospectiva).

Abaixo, segue um exemplo de Check In, que permite que os participantes compartilhem seus sentimentos antes de tratar sobre dados ou pautas da reunião.

Método:

  1. Peça para cada participante descrever o que estão sentindo (no contexto da reunião) em uma palavra: “Por favor, descreva a/o  última Sprint / último mês / seus sentimentos sobre XYZ em uma palavra.”;
  2. Agrupe as notas em uma tela;
  3. Opcionalmente, pergunte se alguém quer compartilhar mais alguma coisa sobre as palavras selecionadas.

Timebox: Entre 5 a 15 minutos.

  • Explicação sobre a dinâmica e sua importância: 3 minutos;
  • Participantes cadastrarem como se sentem em uma palavra: 2 minutos;
  • Participantes comentarem caso achem necessário: 10 minutos.

Com base nessa atividade, será possível identificar se o time se encontra com um sentimento positivo ou negativo, e com esse resultado o facilitador pode optar por seguir com o planejado e executar a retrospectiva, ou propor outra atividade para aumentar o sentimento e segurança do time (Ex.: Atividade de Team Building).

Team Building

Esse tipo de dinâmica é realizada para ajudar na formação de times, com o intuito de aumentar o nível de confiança e proporcionar um ambiente mais seguro para que todos possam contribuir e evoluir como time.

Um exemplo de Team Building é a atividade “Comportamento Geral”, que promove uma conversa em equipe sobre os comportamentos que o time considera aceitáveis e inaceitáveis.

Método:

  1. Pedir aos participantes para escreverem exemplos de comportamentos aceitáveis e comportamentos inaceitáveis em post-its e colocá-los na tela;
  2. Agrupar os post-its que possuem ideias/feedbacks semelhantes;
  3. Facilitar a discussão sobre as notas com o time.

Timebox: 30 a 40 minutos.

  • Explicação sobre a dinâmica: 3 minutos;
  • Participantes cadastrarem os comportamentos (bons e ruins): 5 minutos;
  • Agrupar os post-its com itens semelhantes: 3 minutos;
  • Facilitar a discussão com o time: 20-30 minutos.

Dinâmica Principal

A escolha da Dinâmica Principal é muito importante, pois ela resume muito bem o objetivo daquele encontro. Podemos variar nosso repertório de dinâmicas para que o time possa olhar para diferentes ângulos dentro de um projeto (processo, tecnologia, pessoas, passado, futuro etc). Esse será o momento em que o time levanta as ações de melhoria e também celebra as conquistas.

O facilitador deve se atentar ao momento em que o time se encontra, e propor uma dinâmica que tenha um objetivo claro para todos os presentes na reunião. Um exemplo de atividade é a Futurospective, uma dinâmica que tem como objetivo olhar para o futuro do projeto.

Abaixo, temos como exemplo a dinâmica “Brainstorm e mitigação de risco”, que promove a discussão sobre os possíveis riscos e como podemos mitigá-los, desenvolvendo no time pensamento crítico, consciência e responsividade aos desafios que enfrentarão.

Essa atividade ajuda o time a ter uma visão antecipada sobre possíveis riscos que poderiam impactar negativamente o andamento do projeto. Com ela, é possível levantar algumas ações imediatas, além de preparar o time para um possível plano B, e também a levantar acordos que colaboraram para ajudar na detecção de novos possíveis riscos.

Método:

  1. Desenhe os quadros conforme a imagem acima;
  2. Peça para o time, de forma individual, levantar os possíveis riscos dentro do projeto (nesse momento é interessante trazer algumas métricas ágeis e o progresso do projeto);
  3. Revele os post-its e agrupe os riscos que são similares, e conduza uma breve discussão para entender os riscos levantados;
  4. Após todos discutirem e entenderem os riscos, peça para o time adicionar anotações com ações de forma ordenada:
  • a) Prevenção: O que está ao alcance que tentará não fazer com que o risco aconteça em primeiro lugar? Por exemplo, segurança, programas de conhecimento & treinamento, equipe qualificada, planejamento e/ou procedimentos;
  • b) Detecção: O que está ao alcance que me fará saber se e quando o risco vai acontecer? Por exemplo, mecanismos de informe para equipe/cliente, reconciliação financeira, alarmes de incêndio, auditorias;
  • c) Resposta: Se o risco acontecer, quais medidas estão ao alcance para diminuir o impacto? Por exemplo, planos de contingência, backups, seguro, processos de resolução.

Timebox: 60-75 minutos.

  • Explicar a dinâmica: 5 minutos;
  • Progresso e métricas ágeis do projeto: 8-10 minutos;
  • Levantamento de riscos (individual): 4 minutos;
  • Agrupar e priorizar dos riscos (grupo): 12-15 minutos;
  • Levantar de ações (grupo): 30-40 minutos.

Obs: O tempo para levantar ações pode variar, pois dependerá da quantidade de riscos levantados, por isso é importante filtrá-los durante a discussão.

Filtragem

Por fim, temos as atividades de filtragem, que vem para ajudar o time a encontrar por meio de priorização, votações ou comparações os próximos passos, ou seja, quais ações ou itens serão implementados no processo da equipe. Essa atividade, além de priorizar as ações, também apoia o comprometimento e alinhamento do time.

Como exemplo de atividade, temos a dinâmica “Esforço versus Dor”, que ajuda o time a entender e priorizar os itens que trarão um maior retorno se aplicados de imediato, e também a “descartar/pausar” outras atividades que podem ter um esforço muito alto mas pouco impacto positivo.

Método:

  1. Desenhe o gráfico Esforço versus Dor com os dois eixos: Esforço no eixo Y e Dor no eixo X;
  2. Instrua os participantes a colocarem os post-its relacionados comparativamente. Por exemplo, este requer mais esforço que o outro e está causando menos dor;
  3. Procure por itens com retorno alto (alta dor, pouco esforço).

Timebox: 15 a 25 minutos.

  • Explicar a dinâmica: 5 minutos;
  • Conduzir as discussões para classificação dos itens no gráfico: 10-20 minutos.

Conclusão

Preparar uma Retrospectiva de Sprint não é apenas escolher uma dinâmica e aplicá-la em uma reunião. É preciso entender o contexto do projeto e time, planejar o timebox e ter certeza de que o objetivo daquela atividade está claro para todos da equipe.

Nem sempre teremos o tempo necessário para fazer todas as atividades propostas nesse texto, mas entendemos que uma retrospectiva bem planejada e executada pensando no time trará melhores e maiores resultados.

É importante lembrar que não estamos tentando resolver todos os problemas de uma única vez. O Scrum nos garante uma melhoria gradual, assim, podemos focar nas maiores dores do time e, mesmo que não consigamos na primeira tentativa, temos que entender que todo o time está engajado e que fizeram o melhor que podiam dentro da situação em que se encontravam.

 

Texto por Bárbara Medeiros e Filipe Vieira.