Você sente que dar feedback é complicado? Seja pela falta de prática, pelo medo de conflitos ou de machucar os sentimentos dos outros, é comum ter receios nesse processo. Entretanto, a falta de comunicação pode prejudicar pessoas e times.

E se a gente contar que dar feedback pode ser mais simples e efetivo do que você imagina? Pensando nisso, criamos este guia para te ajudar a descomplicar o processo de feedback. Vamos lá!

Como descomplicar seu feedback?

Momento

É crucial escolher o momento certo para dar feedback. Não o faça de cabeça quente! Faça uma análise rápida da situação e busque a maior eficácia.

Dicas:

• Evite dar feedback quando estiver com as emoções à flor da pele. Espere um pouco.
• Mas não demore muito, pois quanto mais tempo passar, mais difícil será lembrar dos detalhes da situação.

Análise de Contexto

Além do momento, é importante entender a situação como um todo. Você está olhando para o contexto completo ou apenas uma parte isolada dele? Lembre-se, às vezes o feedback não é sobre a outra pessoa, mas sobre você mesmo!

Dicas:

• Veja a situação de forma sistêmica, considerando o contexto completo.
• Tente entender os motivos por trás do comportamento da pessoa, como situações pessoais ou outras circunstâncias.
• Pergunte-se se o feedback é realmente sobre a pessoa ou se é sobre você.

Preparação

Agora que você sabe que precisa dar feedback, é importante se preparar para fazê-lo de forma completa. Aqui está um modelo simples:

Modelo FIS (Fato, Impacto, Sugestão):

• Fato: Descreva a situação de forma completa e específica, indicando o que e quando ocorreu.
• Impacto: Explique como a situação afetou você ou a equipe, seja positiva ou negativamente.
• Sugestão: Discuta possíveis mudanças para o futuro, oferecendo indicações ou construindo soluções, de acordo com o contexto. Você também pode adicionar uma etapa de Intenção, onde a pessoa pode explicar os motivadores por trás de sua ação, especialmente quando os contextos não são claros.

Feedback escrito ou falado?

Agora que temos o feedback praticamente pronto, podemos torná-lo mais eficiente. A escolha de como vamos entregá-lo pode fazer toda a diferença no entendimento e na comunicação da informação.

Vamos pensar se é melhor usar um feedback falado ou escrito, levando em conta o contexto e o que queremos alcançar. Aqui vão algumas dicas sobre quando é legal usar cada tipo de feedback.

Quando usar o feedback escrito?

• Quando há pouco tempo disponível ou agenda para uma reunião: em situações em que o tempo é escasso ou há pressa no dia a dia, a opção de fornecer um feedback escrito pode ser mais viável (para não perder o momento certo de passar o feedback). No entanto, é importante revisar o que foi escrito, pois a linguagem corporal e a entonação que podem ser adicionadas quando usamos a voz podem ser perdidas no texto escrito;
• Para registrar ou reforçar a mensagem: o feedback escrito pode ser usado como um registro permanente de algo discutido e pode facilitar a lembrança ou reforço de um acordo feito;
• Quando se deseja dar tempo para a pessoa absorver: o feedback escrito permite que a pessoa que o recebe possa entender melhor o que foi dito, dando-lhe tempo para refletir. Pode servir como uma introdução ou preparação para uma conversa verbal posterior.

Quando usar o feedback verbal?

• Para feedback com alta complexidade: um diálogo permite que o assunto seja mais explorado, especialmente em assuntos complexos, onde é possível aprofundar a compreensão do contexto e buscar soluções melhores com base na opinião da outra pessoa;
• Para observar a linguagem corporal: como parte da comunicação é realizada de forma visual, observar a linguagem corporal e escutar a pessoa pode ser muito útil na transmissão da informação e na absorção da mensagem;
• Quando um dos objetivos é melhorar a aproximação: a falta de alinhamento ou transparência pode prejudicar a relação interpessoal. O uso do feedback verbal pode ser uma maneira de aproximar as pessoas, mesmo que o assunto seja difícil, e transmitir a mensagem de forma clara.

Dicas importantes para dar um feedback

• Não ter medo de fazer críticas construtivas. Evitar conflitos nem sempre é a melhor opção, pois pode esconder problemas e impedir melhorias futuras.
• Ser profissional na abordagem. Evite brincadeiras, sarcasmo ou ações desconfortáveis durante o feedback.
• Ter empatia. O feedback não deve ser usado para humilhar ou diminuir alguém, mas sim para apontar falhas de forma justa e direta, com foco na melhoria. Pense como uma oportunidade para ajudar o outro a crescer e se desenvolver profissionalmente.
• Evitar a repetição do método do “sanduíche de feedback“. Esse método, que consiste em intercalar elogios com críticas, pode confundir a mensagem real se usado em excesso.
• Além de dar feedback, é importante saber receber. Aprender a escutar é fundamental nesse processo. Caso receba um feedback inadequado, você pode usar o modelo FIS (Fato, Impacto, Sugestão) para facilitar a comunicação com a pessoa que está dando o feedback.

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Texto por Claudio Tadashi.